如何做好企業會計檔案的管理工作

檔案是機構內部最為規範的知識,是機構存在的歷史依據,做好檔案管理工作是一個機構健康發展的需要,檔案管理工作是機構管理工作的一部分,是提高機構工作質量和工作效率的基礎條件,是維護歷史真實面貌的一項重要工作,是衡量一個機構管理水平的重要尺度。會博通知識管理系統提供承載檔案全生命週期管理的管理體系。
檔案的採集與形成:
對於檔案的資訊化採集,支援多種採集渠道以及多種採集方法。機構可以按照內部管理的習慣以及需要,匹配採用符合自身需要的檔案管理規範,對實體檔案與電子檔案進行統一管理。
檔案的資訊化儲存:
對於企業來說,如何把檔案進行有序化管理,是檔案管理的重點,會博通綜合檔案管理能有效幫助企業,對檔案進行分門別類的有序化管理。並且,系統提供例如封面、背脊、目錄、備考表等表格列印,輔助檔案人員輕鬆地完成對紙質檔案的手工處理。
檔案的資訊化利用:
在如今資訊化管理時代,檔案並非單單把檔案封存在檔案室或系統中,而是利用檔案借閱、歸還與發放,搜尋平臺,提醒,歷史版本,水印防擴散等功能,助力企業日後的生產經營管理提供重複利用、歷史借鑑以及促進改善與創新的重要材料。
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會計檔案管理中需要關注的幾個方面:
(一)加強會計檔案管理,理順會計檔案管理體制。由單位檔案機構統一管理的會計檔案,應嚴格按照會計檔案整理的有關規定,明確會計檔案的所有權是單位,單位會計機構將會計檔案整理規範,在會計機構暫保管3年,期滿後編制會計檔案案卷目錄,移交本單位檔案機構統一保管;未設立檔案機構的,應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案
(二)規範會計檔案立卷。裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮,封粘裝訂線,並在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先後順序放入會計檔案(憑證)盒中,移交本單位檔案機構保管的會計檔案,原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的,檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理,以分清責任。
(三)規範會計檔案保管。已建立綜合檔案室的單位,財會部門應按綜合檔案室的要求辦理相關手續,將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位,會計檔案暫由財會部門妥善保管,但要由專人負責。要配置專用箱櫃及防盜、防火、防黴、防蛀設施。對已離任的會計人員,其會計檔案應交本單位綜合檔案室或財會部門保管,不得自行存放。對已終止會計核算業務的單位或部門,其會計檔案應交上級檔案室保管。凡未移交的單位或個人,應立即辦理移交手續。
(四)規範會計檔案保管的期限管理和銷燬管理。各單位會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。會計檔案保管期滿需銷燬時,由本單位會計檔案管理部門提出銷燬意見,會同財會部門共同鑑定,嚴格審查後,編造會計檔案銷燬清冊。機關和事業單位報本單位領導批准後銷燬;企業單位經企業領導審查,報經上級主管部門批准後銷燬。對於其中未了結的債權債務的原始憑證,應單獨抽出另行立卷,由會計檔案保管部門保管到結清債權債務為止。各單位按規定銷燬會計檔案時,應由會計檔案保管部門和財會部門共同派員監銷。監銷人在銷燬會計檔案前,應認真清點核對,銷燬後,應在銷燬清冊上簽名蓋章,並將監銷情況報告單位領導。
(五)加強會計人員崗位培訓,提高會計檔案的案卷質量。會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規範化整理的熟知、熟練程度,決定了會計檔案案卷質量的高低。因此,必須將會計檔案管理及操作技能的培訓,納入會計人員上崗前的培訓中,從會計檔案整理的基礎業務學起,使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能,進而從源頭上做好會計檔案的整理規範工作。
(六)完善會計檔案管理的各項規章制度,嚴格辦理會計檔案移交手續。實行會計委派制的地區和部門,除了建立會計檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外,還應根據《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規範》,結合實際,制定會計檔案的歸檔範圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等,確保會計檔案收集的齊全完整。在向委託單位移交檔案時,交接雙方的監交人、會計人員、報賬員、檔案員應同時辦理交接手續,並加蓋公章,清點會計檔案是否齊全完整、賬目是否相符,案卷整理質量是否規範。交接憑據應一式三份,雙方單位各自保留一份,存檔一份
(七)提高會計部門人員素質,完善人員配置結構
會計系統是由人來操作的,一個系統是否安全,不但取決於系統本身,更應該注意操作使用人員的素質,未經有效的業務訓練和不具備良好職業道德的員工本身,對系統的安全是一種威脅。要提高會計人員計算機業務素質,必須大力加強人才培訓的力度。各單位應積極支援及組織會計人員學習和提高會計電算化知識,培養複合型人才,為本單位儘快建立高效的會計資訊系統創造條件。對會計人員、系統維護人員、系統管理人員,應按不同內容、不同要求進行培訓。對系統維護人員,應儘量用計算機專業人員,畢竟,計算機系統維護是一項專業性很強的工作,對這些計算機專業人員只要簡單的會計培訓,就可以收到良好的效果。加強會計人員素質,加強檔案管理意識,及時歸還手中完善好的檔案。
總之,加強會計檔案管理工作是我們當前財務管理中急待改進和加強的重要工作,各單位都要高度重視、積極行動,從基礎工作做起,切實提高財務管理工作水平,更好地為企業服好務。

如何做好企業會計檔案管理工作

先學習新出的檔案管理辦法,依據辦法和公司的實際情況相結合。

如何做好科研檔案的管理工作

中圖分類號:G27 文獻標識碼:A 文章編號: 庫房管理工作是檔案工作中最基礎、最重要的工作,是檔案利用、檔案資訊化的源頭,是檔案保管的主陣地。脫離庫房管理,檔案工作就成了無源之水,無本之木。如何採取必要的措施維護檔案的完整、安全,儘量延長檔案的壽命,一直是檔案管理人員研究探討的課題,本人通過十年來的實踐探索,認為做好檔案管理需要抓好以下三方面的工作:一、建立科學管理制度1. 建立檔案安全制度。(剩餘3896字)

如何做好火電企業招投標檔案的管理工作

招投標檔案是企業檔案不可分割的一部分,是在工程專案建設和生產管理活動等過程中形成的,是具有法律依據和儲存價值的原始憑證。火電企業招投標檔案是指電廠在勘測設計施工監理除錯服務生產以及裝置、材料採購等過程中具有查考利用價值的歷史記錄。要想做好火電企業招投標檔案的管理工作必須明確其歸檔範圍、歸檔要求、整理方法和注意事項,這樣才能保證檔案的齊全和完整。
1、招投標檔案的歸檔範圍招標申請報表及批覆檔案、招標公告、投標資格預審聯絡函、投標資格預審檔案、投標邀請函。招標檔案、招標修改檔案、招標補充及答疑檔案、招標檔案出售登記表。投標檔案、資質材料、履約類保函、委託授權書以及投標澄清檔案、修正檔案、投標報價及修正報價。開標議程(或會議指南)、開標大會簽字表、評標專家簽到表、評標辦法及標準、評標紀律、評標記錄、評標報告(商務和技術)、評分表(彙總表和評標人員單獨打分表)、評標總結。招標領導小組會議紀要(標前會、定標會)、上級定標批覆檔案。招投標領導小組名、資格審查小組成員名單、評標委員會成員抽取單、監督小組名單。中標通知書及回覆、未中標通知書。公證機關的關於招投標過程(開標)的公證書。招投標電子檔案(招標檔案、投標檔案、報價、澄清檔案、評標報告等)。開標會、評標會聲像(資料錄像、照片、底片)。其它應當歸檔招投標檔案。
2、招投標檔案歸檔的基本要求: 第一:質量要求歸檔的招投標檔案材料必須是原件;招投標檔案的內容必須真實、準確;招投標檔案必須字跡清楚,簽字蓋章規範,手續完備;書寫材料應用碳素筆或藍黑筆等書寫,不得使用鉛筆或圓珠筆等不耐久的書寫材料;歸檔的招投標檔案必須按招標順序經過系統整理,並填寫檔案材料歸檔移交清單。第二:歸檔時間。歸檔時間基建專案的招投標檔案應在合同簽訂後一個月內,及時整理歸檔。不針對工程專案的招投標檔案,一般按年代歸入文書檔案,本年度的招投標檔案應在第二年上半年之前歸檔完畢。 第三:歸檔份數。形成的招投標檔案歸檔兩套。
3、火電企業在新建或擴建活動中形成的招投標檔案歸入“基本建設”類,分類號為8032,採用案卷級立卷方法整理立卷。招投標檔案一般由裝置部門和計劃部門負責整理歸檔,裝置部門形成裝置招投標檔案和材料招投標檔案等,計劃部門形成工程招投標檔案(設計、施工、監理、除錯等)。檔案室按問題依照歸檔時間進行整理歸檔。

如何做好幼兒園檔案的管理工作

做好幼兒園檔案管理工作的幾點體會
幼兒園的檔案是幼兒園辦園歷史和發展軌跡的見證,是評價幼兒園整體辦學水平的“視窗”,是深入開展教育教學改革、全面實施素質教育活動不可缺少的資料。檔案管理是幼兒園管理工作的一個重要組成部分。要充分認識檔案工作的重要意義,堅持以服務全域性的崗位意識、認真細緻的工作作風,進取鑽研的敬業精神,使幼兒園的檔案管理工作網路清晰、層級分明、運作高效。
一、敬業愛崗,以高度的熱情投入檔案工作。
首先,在工作中積極爭取上級領導對檔案工作的重視,確保檔案設施裝置的配備和完善,將檔案管理的要求和目標列入幼兒園的學年工作計劃中,根據年度目標對全園教工開展檔案工作培訓,強化條線人員職責,明確階段性工作要求。
其次,依據幼兒園發展規劃與重點工作,對歸檔類目進行補充和調整,並廣泛聽取檔案網路組成員的意見和建議,確保過程性資料的完整和規範。
再次,充分發動園內檔案網路組成員的作用,齊心協力做好檔案資料的收集和積累工作,在時間節點和材料的完整性方面把好關。力求保質保量。
二、科學管理,讓檔案資料發揮最佳效應
1、建立電子檔案目錄中心,方便教師檢索查閱。
園內的專案設計、教師培訓、專題類資料比較多,教育資料的門類和目錄補充更新比較快。為了方便教師的日常查閱和相互間的交流學習,與網路組成員一起制訂了文書和教學檔案的電子預立卷目錄,並建立相應的資料夾,然後要求教師在上交相關資料時確保紙質文稿與電子稿同步。園內建立了電子檔案檢索目錄後,當教師需要相關資料時,就能隨時查閱,及時呼叫,從而提高了檔案資料的流轉運作功能,為教師開展教學研究提供了優質的服務。
2、明確檔案借閱操作流程,確保資料保留完整。
為了不斷提升檔案管理的功能和效益,在檔案借閱、流轉方面制訂了明確的操作流程和管理制度。嚴格執行借閱利用登記制度、保管制度,並對各類檔案制度定期進行調整和修改,及時向教工宣傳解釋,同時張貼在檔案室醒目的位置,使管理制度成為全體教工的自覺行為。
幼兒園檔案制度化管理,網路化推進的策略,使檔案工作目標的達成有了極大的支撐和保障。
三、規範服務,為幼兒園全面發展護航
多年來,在教育局領導的指導和關心下,在不斷加強業務學習的過程中我的檔案管理水平不斷提升,幼兒園檔案管理工作也連年獲得好評。在工作中,堅持檔案資料服務決策、服務幼兒園發展的宗旨。在幼兒園制訂發展規劃、討論重大決策、接受工作檢查時,做到精心準備,根據需要提供必要的檔案資料,為推進幼兒園發展提供可靠的依據。這是全面評估幼兒園整體辦學水平的兩次重大活動,需要提供大量的資料進行驗證和說明。為了迎接複驗和評審,反覆學習和對照評估的標準和要求,對各類資料進行了細緻的分類和整理。為了方便專家查驗資料,我精心設計了清晰明瞭的評估資料目錄、一目瞭然的案卷標題。
在新時期的學校管理和發展過程中,檔案工作正顯示出其獨特的功能和價值,印證著一個個經典的軌跡。

如何做好文書檔案的管理工作

摘要:文書檔案是反映黨務、行政管理等活動的檔案。它記錄了一個社會組織所從事的各類管理活動,如黨群管理、財務管理、人事管理、業務管理等。文書檔案通常是由辦理完畢的有儲存價值的文書轉化而成,檔案是法定機關、團體、企業事業單位和個人在各種活動中,為互相聯絡和處理事務等實際需要,用文字、圖表等方式直接記錄下來的具有完整體式和處理程式的資訊材料。(剩餘4066字)

如何做好會計檔案,工程檔案管理工作

按照會計檔案管理的主要內容,在管理工作中應該按以下要求進行:
一、造冊歸檔
各單位每年形成的會計檔案,應由會計機構按照歸檔要求,負責整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。當年形成的會計檔案,在會計年度終了後,可暫
由會計機構保管一年,期滿之後,應當由會計機構編制移交清冊,移交本單位檔案機構統一保管;未設立檔案機構的,應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員
不得兼管會計檔案。移交本單位檔案機構保管的會計檔案,原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的,檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆
封整理,以分清責任。
二、制定使用及借閱手續
各單位儲存的會計檔案不得借出。如有特殊需要,經本單位負責人批准,可以提供查閱或者複製,並辦理登記手續。查閱或者複製會計檔案的人員,嚴禁在會計
檔案上塗畫、拆封和抽換。各單位應當建立會計檔案查閱、複製登記制度,應設定“會計檔案查閱登記簿”,用來登記查閱人、查閱日期、查閱理由、歸還日期等。
本單位人員查閱會計檔案,需經過會計主管人員同意;外單位人員查閱會計檔案,要經過單位負責人批准,並出具正式介紹信。
三、遵守保管期限和履行銷燬手續
會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。會計檔案的保管期限,從會計年度終了後的第一天算起。具體如?企業和建設單位會計檔案保管期限。
另外,鑑於會計檔案管理的重要性,各個單位必須加強對會計檔案管理工作的指導,建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷燬等管理制度,保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱,嚴防毀損、散失和洩密。
 

企業管理如何做好檔案管理工作?

一、是強化檔案工作是各項工作基礎的意識。

江澤民同志曾經說過:“檔案工作是各項事業發展的一個重要基礎,這個基礎不牢固,將來我們要負歷史責任的”。

檔案工作是一項基礎性工作,它能讓經驗得以總結,規律得以認識,歷史得以延續,各項事業的發展,都離不開檔案。所以檔案管理工作和企業各項工作也是密不可分。相輔相成的。

二、是強化檔案工作是企業領導法定職責的意識。

譬如國家檔案局、國家經委、國家計委聯合頒佈的《企業檔案管理辦法》中就明確規定“企業檔案部門要對企業檔案材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導、監督、檢查。”因而,企業領導必須正視檔案管理工作,依法履行檔案相關法律法規賦予的法定職責。

三、是強化利用檔案的意識。

每個企業儲存的檔案都是企業歷史真實面貌的沉澱與記錄,其中蘊含著的豐富的歷史經驗值得每一個企業工作人員去學習、去借鑑。

不管是企業領導還是企業普通工作人員的一份子,都應該善於利用檔案,挖掘檔案背後蘊藏的寶貴財富:善於利用檔案提高企業的管理水平;善於利用檔案維護企業的經濟利益和合法權益;善於利用檔案提升企業的競爭力,保持企業健康發展,實現企業可持續發展。

四、是強化人人都是檔案工作主體的意識。

檔案是一個企業成長軌跡的縮寫,每個企業工作人員的工作都離不開檔案,因而檔案管理工作絕不可被忽視。

淺談如何做好當前會計檔案管理工作

(一)加強會計檔案管理,理順會計檔案管理體制。由單位檔案機構統一管理的會計檔案,應嚴格按照會計檔案整理的有關規定,明確會計檔案的所有權是單位,單位會計機構將會計檔案整理規範,在會計機構暫保管3年,期滿後編制會計檔案案卷目錄,移交本單位檔案機構統一保管;未設立檔案機構的,應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案
(二)規範會計檔案立卷。裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮,封粘裝訂線,並在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先後順序放入會計檔案(憑證)盒中,移交本單位檔案機構保管的會計檔案,原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的,檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理,以分清責任。
(三)規範會計檔案保管。已建立綜合檔案室的單位,財會部門應按綜合檔案室的要求辦理相關手續,將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位,會計檔案暫由財會部門妥善保管,但要由專人負責。要配置專用箱櫃及防盜、防火、防黴、防蛀設施。對已離任的會計人員,其會計檔案應交本單位綜合檔案室或財會部門保管,不得自行存放。對已終止會計核算業務的單位或部門,其會計檔案應交上級檔案室保管。凡未移交的單位或個人,應立即辦理移交手續。
(四)規範會計檔案保管的期限管理和銷燬管理。各單位會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。會計檔案保管期滿需銷燬時,由本單位會計檔案管理部門提出銷燬意見,會同財會部門共同鑑定,嚴格審查後,編造會計檔案銷燬清冊。機關和事業單位報本單位領導批准後銷燬;企業單位經企業領導審查,報經上級主管部門批准後銷燬。對於其中未了結的債權債務的原始憑證,應單獨抽出另行立卷,由會計檔案保管部門保管到結清債權債務為止。各單位按規定銷燬會計檔案時,應由會計檔案保管部門和財會部門共同派員監銷。監銷人在銷燬會計檔案前,應認真清點核對,銷燬後,應在銷燬清冊上簽名蓋章,並將監銷情況報告單位領導。
(五)加強會計人員崗位培訓,提高會計檔案的案卷質量。會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規範化整理的熟知、熟練程度,決定了會計檔案案卷質量的高低。因此,必須將會計檔案管理及操作技能的培訓,納入會計人員上崗前的培訓中,從會計檔案整理的基礎業務學起,使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能,進而從源頭上做好會計檔案的整理規範工作。
(六)完善會計檔案管理的各項規章制度,嚴格辦理會計檔案移交手續。實行會計委派制的地區和部門,除了建立會計檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外,還應根據《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規範》,結合實際,制定會計檔案的歸檔範圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等,確保會計檔案收集的齊全完整。在向委託單位移交檔案時,交接雙方的監交人、會計人員、報賬員、檔案員應同時辦理交接手續,並加蓋公章,清點會計檔案是否齊全完整、賬目是否相符,案卷整理質量是否規範。交接憑據應一式三份,雙方單位各自保留一份,存檔一份
(七)提高會計部門人員素質,完善人員配置結構
會計系統是由人來操作的,一個系統是否安全,不但取決於系統本身,更應該注意操作使用人員的素質,未經有效的業務訓練和不具備良好職業道德的員工本身,對系統的安全是一種威脅。要提高會計人員計算機業務素質,必須大力加強人才培訓的力度。各單位應積極支援及組織會計人員學習和提高會計電算化知識,培養複合型人才,為本單位儘快建立高效的會計資訊系統創造條件。對會計人員、系統維護人員、系統管理人員,應按不同內容、不同要求進行培訓。對系統維護人員,應儘量用計算機專業人員,畢竟,計算機系統維護是一項專業性很強的工作,對這些計算機專業人員只要簡單的會計培訓,就可以收到良好的效果。加強會計人員素質,加強檔案管理意識,及時歸還手中完善好的檔案。
總之,加強會計檔案管理工作是我們當前財務管理中急待改進和加強的重要工作,各單位都要高度重視、積極行動,從基礎工作做起,切實提高財務管理工作水平,更好地為企業服好務。

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